Kotijoukkue Vuokrauspalvelu Oy

TIETOSUOJASELOSTE
Kotijoukkue Vuokrauspalvelu Oy asiakastietokanta. Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste.

REKISTERINPITÄJÄ
Kotijoukkue Vuokrauspalvelu Oy Y-tunnus 2944791-4 Keskuskatu 5 60100 Seinäjoki Puh. 050 339 7575

REKISTERIN NIMI
Kotijoukkue Vuokrauspalvelu Oy asiakastietokanta.

REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
Rekisteröidyn suostumuksella tai asiakas- taikka muun vastaavan suhteen perusteella tapahtuva Kotijoukkueen palveluihin liittyvä henkilötietojen käsittely.

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Rekisteröidyn henkilötietoja käytetään Kotijoukkueen asiakassuhteiden ylläpitämiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen, laskuttamiseen, saatavien valvontaan, tilastointiin sekä tuotteiden ja palvelujen tuottamiseen ja tarjoamiseen.

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT
Rekisterissä käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
• Rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite, kieli, ikä, syntymäaika
• Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten hankitut palvelut, asiakaskontaktihistoria, palvelun myyjätiedot
• Lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• Henkilötunnus luotettavaa tunnistamista, sähköistä allekirjoitusta ja luotonvalvontaa varten

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään palvelun tilauksen yhteydessä, palvelua käytettäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Pääsääntöisesti henkilötietoja kerätään henkilöltä itseltään lomakkeella, suoraan järjestelmään, sähköpostilla, puhelimella, mobiilisovelluksella tai muulla vastaavalla tavalla.

LAKIIN TAI SOPIMUKSEEN PERUSTUVAT VAATIMUKSET
Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö, ml. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen sekä asiakkaan omien hakujen selvittäminen edellyttävät rekisterin sisältämät tiedot asiakasrekisterin tietosisältö
mainittujen tietojen tallentamista, käyttämistä ja säilyttämistä. Välitysliikkeen tulee mm. pitää toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan.
Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017) 3 luvun 3 §:n mukaisesti asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden tarkoitusten kanssa.

TIETOJEN LUOVUTUS
Kotijoukkue Vuokrauspalvelu voi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa.
Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita Kotijoukkue Vuokrauspalvelun ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla, joista niitä käsitellään muun muassa teknisen käyttöyhteyden avulla. Kotijoukkue Vuokrauspalvelu voi myös käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

REKISTERIN SUOJAUS
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sovelluksen käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan.
Tiedot kerätään palvelun yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.
Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot, kuten hakemukset, käsin täytetyt toimeksiantosopimukset / selostusliitteet, muistivihot / kalenterit ja mahdolliset kopiot säilytetään lukituissa tiloissa.
Rekisterin käyttöoikeudet on rajattu henkilöihin, joiden tulee päästä rekisterin sisältämiin tietoihin voidakseen hoitaa työtehtäviään tai rekisterin käsittelytarkoituksia.
Kotijoukkueen tiloissa liikkuvilta edellytetään henkilökortin esillä pitämistä, eikä liikkuminen ole mahdollista ilman asianmukaisia tunnuksia / avaimia.

TIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA
Toimeksiantojen tietoja, asiakirjoja sekä niihin liittyviä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä toimeksiantoon liittyvien, lainsäädäntöön ja hyvään välitystapaan perustuvien velvoite- ja vastuukysymysten vuoksi.
Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa
olevan oikeuksien turvaamiseksi. Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan tällöin viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden tarkistamisesta (Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä, 444/2017, 4 §).
Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan Asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.

OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS
Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN
Pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua esimerkiksi palvelujemme kehittämiseen tai lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

TARKASTUSOIKEUS
Käyttäjällä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu.
Edellä sanotusta poiketen, asiakkaalla ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja (Rahanpesulain 4:3 §). Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin asiakkaan pyynnöstä tarkastaa näiden tietojen käsittelyn lainmukaisuuden.
Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
Jos asiakas pyytää useampia jäljennöksiä, Kotijoukkue Vuokrauspalvelu Oy voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:
Kotijoukkue Vuokrauspalvelu Oy Tietosuojavaltuutettu Keskuskatu 5 60100 Seinäjoki
Tarkastuspyyntö voidaan myös esittää toimistollamme osoitteessa Keskuskatu 5, Seinäjoki.